Autocertificazione
È la dichiarazione, prevista dal Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, che sostituisce la produzione di certificati verso le pubbliche amministrazioni, i gestori di servizi pubblici e i privati che vi consentono.
La mancata accettazione dell’autocertificazione da parte dei soggetti tenuti a farlo costituisce una violazione dei doveri d'ufficio.
Cosa è possibile autocertificare
Ai sensi dell’art. 46 del D.P.R. 445/2000 è possibile autocertificare:
- data e luogo di nascita;
- residenza;
- cittadinanza;
- stato di famiglia;
- stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
- esistenza in vita;
- nascita del figlio/a;
- decesso del congiunto dell'ascendente o discendente;
- iscrizione in albi o elenchi tenuti dalle pubbliche amministrazioni;
- appartenenza ad ordini professionali;
- titolo di studio, esami sostenuti;
- qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
- situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da legge speciali;
- assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
- possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
- stato di disoccupazione;
- qualità di pensionato e categoria di pensione;
- qualità di studente;
- qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
- iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
- tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
- di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
- non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali,
- qualità di vivenza a carico;
- tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
- non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e non aver presentato domanda di concordato.
L'esibizione di un documento d'identità o di riconoscimento (ad esempio carta d'identità, passaporto, patente di guida, libretto di pensione etc.) a seconda dei dati che contiene sostituisce i certificati di nascita, residenza, cittadinanza e stato civile.
In caso di dichiarazione mendace, il cittadino incorre in sanzioni penali e perde gli eventuali benefici ottenuti sulla base di esse. Le amministrazioni hanno l'obbligo di effettuare controlli a campione sulla veridicità delle dichiarazioni rese dai cittadini. Quindi si deve compilare il documento con esattezza, a propria esclusiva responsabilità.
Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, istanze e autenticazioni di firma
È una dichiarazione relativa a tutti i fatti, gli stati e le qualità personali non compresi nell'elenco dei dati autocertificabili (previsti dall'art. 46 del D.P.R. 445/2000) e che sono relativi al soggetto dichiarante o anche a terzi, purché il dichiarante ne sia a diretta conoscenza ed abbia un personale interesse a rendere la dichiarazione. Tale dichiarazione sostituisce l’atto notorio nei rapporti con le pubbliche amministrazioni, i gestori di servizi pubblici e i privati che vi consentono.
Per le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà, così come per le istanze da produrre agli organi della Pubblica Amministrazione e ai gestori di pubblici servizi non è prevista l’autenticazione del firma: è sufficiente sottoscriverle davanti al dipendente addetto o, qualora siano inviate per posta, per fax, tramite terza persona o per via telematica, allegare la fotocopia del documento di identità del sottoscrittore.
Autenticazione di copie
Si tratta dell’attestazione, da parte del funzionario incaricato, della conformità all’originale di una copia (“copia conforme”).
L’autentica è possibile esclusivamente per copie di documenti originali (non è pertanto possibile autenticare una “copia di copia”) e queste ultime possono pertanto sostituire l'originale per gli usi previsti dalla legge. Non si può autenticare la copia di un atto notarile (unico soggetto competente al rilascio di copie autentiche è il Notaio stesso).
Nel caso di originale creato su supporto informatico, è necessario rendere disponibile il file, munito di marcatura temporale e di firma digitale in corso di validità, per l’opportuna verifica. Solo in presenza di tali requisiti l’ufficiale d’Anagrafe potrà procedere alla stampa del documento dal supporto informatico e all'autenticazione della stessa.
È dovuta, dall’origine, l'imposta di bollo (marca da bollo da 16,00 €) a seconda dell'uso del documento (le ridotte casistiche di esenzione sono regolate dalla tabella B allegata al D.P.R. 642/1972 e dalle pronunce dell’Agenzia delle Entrate), nella misura di una marca da bollo ogni quattro facciate/fogli.
Per la documentazione riportata di seguito si può ricorrere ad una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà:
- atti e documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione;
- copie di pubblicazioni;
- titoli di studio;
- documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
In tale caso si applica quanto previsto per le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà.
Non possono, invece, essere sostituiti da dichiarazione sostitutiva o da altro documento:
- i certificati medici;
- i certificati sanitari;
- i certificati veterinari;
- i certificati di origine;
- i certificati di conformità CE;
- i certificati di marchi o brevetti.
Legalizzazione di fotografia
La legalizzazione (o “autenticazione”) della fotografia consiste nell'attestazione, da parte di un Pubblico Ufficiale, che una fotografia corrisponde alla persona interessata.
Tale legalizzazione serve per ottenere il rilascio di documenti personali (passaporto, licenze di caccia, licenza di pesca, porto d’armi ecc.).
L'art. 34 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 prevede che le fotografie per il rilascio dei documenti personali siano autenticate direttamente dall'ufficio competente a rilasciare il documento richiesto (ad es. le fotografie per il passaporto possono essere direttamente autenticate dalla Questura) oppure dall’Ufficio Anagrafe.
Per ottenere la legalizzazione di foto occorre che si presenti la persona interessata, munita di un documento d’identità.
- La necessità di esibizione di foto autenticata da parte dei cittadini deve essere esplicitamente prevista per legge e il ricorso agli uffici comunali è possibile solo quando la foto debba essere prodotta ad una pubblica amministrazione (es. rilascio patente, rilascio porto d’armi). Rimangono quindi esclusi i rapporti con uffici privati.
