Al fine di costituire un'unione civile, gli interessati - maggiorenni e dello stesso sesso - fanno richiesta congiunta dinnanzi all'Ufficiale dello Stato Civile del Comune di loro scelta.
Una volta ricevuta la richiesta l'Ufficiale dello Stato Civile effettua una preliminare indagine (verifica maggiore età e identità di sesso) e predispone il processo verbale che viene sottoscritto insieme alle parti, le quali sono invitate a comparire, in una data indicata dagli interessati (comunque successiva a 15 gg dopo la richiesta presentata), per rendere la dichiarazione di costituzione dell'unione.
In caso di infermità o comprovato impedimento di una delle parti, che importi l'impossibilità di recarsi presso la casa comunale, l'Ufficiale dello Stato Civile riceve la richiesta direttamente nel luogo ove trovasi la parte impedita.
Nell'arco di tempo intercorrente tra la data della richiesta e quella fissata per la costituzione dell'unione civile l'Ufficiale dello Stato Civile verifica l'esattezza delle dichiarazioni rese, acquisendo d'ufficio eventuali documenti idonei ad escludere la presenza di cause ostative; nel caso riscontrasse irregolarità nelle dichiarazioni invita le parti a correggerle ovvero, nel caso riscontrasse la sussistenza di cause impeditive o carenza di presupposti, ne dà immediata comunicazione alle parti medesime.
Nel giorno indicato nell'invito, davanti all'Ufficiale dello Stato Civile del Comune ove è stata presentata la richiesta, le parti dichiarano, congiuntamente e personalmente, alla presenza di due testimoni da loro scelti, la volontà di costituire un'unione civile.
Contemporaneamente le parti vengono informate dei diritti/doveri discendenti dalla costituzione di un'unione civile, fra cui la possibilità di scegliere il regime patrimoniale della separazione dei beni e di assumere un cognome comune (scegliendolo tra i loro cognomi o anteponendo o posponendo al cognome comune il proprio cognome, se diverso). Tale facoltà non incide del nome-cognome anagrafico, costituendo esclusivamente un “cognome d’uso”.
Come per la fase preliminare, in caso di comprovato impedimento che importi l'impossibilità di recarsi presso la casa comunale, l'Ufficiale dello Stato Civile riceve la dichiarazione direttamente nel luogo ove trovasi la parte impedita.
La mancata comparizione, senza giustificato motivo, di una o di entrambe le parti nel giorno indicato nell'invito, equivale a rinuncia; di tale mancanza l'ufficiale dello stato civile redigerà apposito verbale, sottoscritto dalla parte e dai testimoni, ove presenti.
I verbali così formati (dichiarazione di costituzione dell'unione civile ed eventualmente verbale di mancata comparizione) verranno iscritti nell’apposito Registro di Stato Civile.
L'Ufficiale dello Stato Civile invierà copia conforme all'originale del processo verbale di costituzione dell'unione civile al Comune di iscrizione o trascrizione dell'atto di nascita di ambo le parti, per la relativa annotazione.
L'unione sarà attestata da apposito certificato, riportante le generalità e la residenza dei dichiaranti e dei testimoni e il regime patrimoniale prescelto.
Inoltre nei documenti di riconoscimento potrà essere riportato lo stato civile "unito/a civilmente"